lettertype vergroten

Facilitair/ICT

Het eindresultaat van het project Samen naar één brandweer bestaat uit één brandweerorganisatie voor heel Fryslân per 1 januari 2014, binnen de gestelde wettelijke en bestuurlijke kaders. Deze brandweerorganisatie maakt deel uit van Veiligheidsregio Fryslân. Het project kent bij aanvang vijf deelprojecten. Facilitair/ICT is daar één van.

De inrichting en de dienstverlening omtrent facilitaire en ICT-zaken is een belangrijk onderwerp bij de overgang van de brandweerorganisaties van gemeenten naar Veiligheidsregio Fryslân. Alle medewerkers binnen de brandweer gaan over naar Veiligheidsregio Fryslân. Veiligheidsregio Fryslân wil al deze nieuwe medewerkers zo goed mogelijke faciliteren op onder andere het gebied van materieel, materiaal, contractuele verplichtingen en ICT-voorzieningen. De fikse groei van het aantal medewerkers, waarbij de bijzondere positie van vrijwilligers een duidelijke plaats krijgt, betekent eveneens een behoorlijke groei in omvang, verscheidenheid en complexiteit van deze dienstverlening. De overzetting is een grote operatie en dat is dan ook de reden dat het specifieke deelproject Facilitair/ICT is ingericht.

De belangrijkste uitdaging voor dit deelproject is ervoor te zorgen dat alle nieuwe brandweermedewerkers straks kunnen ‘landen’ bij Veiligheidsregio Fryslân. Daarvoor moet een aantal zaken goed geregeld worden. Dit deelproject werkt bijvoorbeeld aan het digitale portaal waar je met vragen terecht kunt. Maar ook wordt er een overzicht gemaakt van huisvesting en hoe de locaties gefaciliteerd worden. Uiteraard moeten we ook zaken organiseren als urenregistratie, infrastructuur, telefoons, ICT en inkoop. Hieronder lees je een toelichting op verschillende onderdelen van deelproject Facilitair/ICT.

Safety portal urenregistratie
Als brandweermedewerker besteed je tijd aan uitrukken, oefeningen, opleidingen en overige werkzaamheden voor de brandweer. De registratie hiervan moet op 1 januari 2014 goed zijn geregeld. Deze registratie is noodzakelijk om te komen tot een kloppende uitbetaling.

Er zijn verschillende geschikte pakketten op de markt verkrijgbaar voor een dergelijke registratie. Binnen de regio Fryslân werd op sommige plaatsen al gebruik gemaakt van het pakket Safety Portal. Dit pakket wordt ook gebruikt voor de verplichte registratie van de opkomst- en uitruktijden van de brandweer. Daarnaast kan Safety Portal worden toegepast om de geoefendheid van het brandweerpersoneel te registreren. Een eventuele aanbesteding voor een ander software-pakket zou zoveel tijd in beslag nemen dat een gedegen implementatie niet mogelijk zou zijn. Om die reden hebben we ervoor gekozen om Safety Portal van Falck/AVD binnen de hele regio te gaan gebruiken.

Voor de implementatie van dit pakket is een deelproject gestart onder de naam ‘Implementatie Safety Portal’. Onder het project vallen vier werkgroepen: Incident (registratie uitrukgegevens), Oefenen (registratie oefengegevens), Personeel (registratie personeelsgegevens en overige activiteiten van vrijwilligers) en Beheer. In de werkgroepen zijn medewerkers vertegenwoordigd op het vlak van P&O, incidentbestrijding, Opleiden en Oefenen en personeel met een administratieve functie. De werkgroepleiders hebben inmiddels een gezamenlijke startbijeenkomst gehad. De komende maanden zullen de werkgroepen verschillende producten opleveren die zorgen voor een goede implementatie. In het tweede halfjaar van 2013 organiseren we diverse opleidingen en trainingen voor de verschillende gebruikers van Safety Portal.

Infrastructuur en hardware
Op 1 januari moeten alle computers geplaatst zijn en aangesloten op het netwerk van Veiligheidsregio Fryslân. Maar ook moet iedereen telefonisch bereikbaar zijn. Daarbij komt veel kijken. De werkgroep infrastructuur en hardware zorgt hiervoor. Ook binnen het netwerk van Veiligheidsregio Fryslân zijn aanpassingen nodig om dit gereed te maken. De werkgroep verwacht in de tweede helft van het jaar, vanaf september, met de uitrol te moeten starten om alles op tijd gereed te krijgen. In de periode september-november worden alle locaties waar werkplekken zijn omgezet.

Franeker proeflocatie
Hoe zien de nieuwe werkplekken eruit? Om een voorbeeld te laten zien, maken we de brandweerkazerne in Franeker klaar als proeflocatie. We rusten deze werkplekken uit met de computers en beeldschermen die we straks ook willen gebruiken. Ook komt er een nieuwe verbinding op die plek. Je kunt er inloggen op het netwerk van Veiligheidsregio Fryslân. Maar ook zie je tot welke programma’s je straks toegang hebt en hoe de ‘look and feel’ is. Daarnaast komen er vaste telefoons die aangesloten zijn op de telefooncentrale van Veiligheidsregio Fryslân en een 088 nummer hebben. Er staat ook een multifunctioneel apparaat waarmee je kunt kopiëren, printen en scannen. Franeker is niet alleen een demonstratie- maar ook een testlocatie. De werkgroep wil samen met de medewerkers van Franeker testen of alles goed werkt. Ook bekijken we of we de juiste keuzes maken voor werkplekken, telefonieverbindingen etc. Vanaf april zijn de voorbereidingen gereed en kunnen belangstellenden een kijkje komen nemen.

Inkoop
Veiligheidsregio Fryslân neemt in 2014 enorm in omvang toe. Dit heeft ook gevolgen voor de inkoop. Door deze groei zullen budgetten toenemen. Deze groei kan betekenen dat Veiligheidsregio Fryslân te maken krijgt met meer inkooppakketten via aanbestedingstrajecten volgens het Europees aanbestedingsrecht.

Europees aanbestedingsrecht is van toepassing op overheidsinstellingen en publiekrechtelijke organisaties. Veiligheidsregio Fryslân is een publiek rechtelijke instelling. Dit betekent dat Inkoop contracten en overeenkomsten op centraal niveau afsluit voor pakketten boven het drempelbedrag. Zo voldoen we aan wet- en regelgeving. De kwaliteit en een goede service staan hierbij voorop. Hier ligt een belangrijke rol voor het afdelingshoofd Materieelbeheer die regionaal beleidsbepalend is op dit vlak. Op het gebied van brandweermaterialen vragen we advies vanuit het brandweerveld. We betrekken medewerkers bij de totstandkoming van de contracten.

Als werkgroep ‘beheer brandweermiddelen’ zijn we op dit moment bezig de organisatie in te richten voor het beheren en onderhouden van alle brandweervoertuigen en materiaal. Het organisatieplan zoals dit is vastgesteld is hiervoor de basis. Uitgangspunt zal zijn dat er een duidelijke rol ligt bij de posten (eerste lijns onderhoud), bij de beroepsondersteuning (tweedelijns onderhoud) en dat er onderhoud wordt uitbesteed (derdelijns onderhoud).

Beheersysteem
Omdat alle brandweermiddelen in eigendom overgaan naar Veiligheidsregio Fryslân is één beheersysteem nodig. Dit software-systeem (OBSV) wordt ingevoerd en alle relevante middelen staan hierin opgenomen. Dit systeem laat zien wat wanneer is afgeschreven en wat we moeten vervangen. Ook laat het zien welke middelen gekeurd of onderhoud nodig hebben conform de Arbo wet- en regelgeving. Vanaf 2014 is de nieuwe organisatie een feit en werken we vanuit vier afdelingen. Het afdelingshoofd Materieelbeheer ontwikkelt samen met de vier clusterhoofden materieelbeheer beleid voor materieel voor de gehele veiligheidsregio. Omdat deze werkwijze pas vanaf 2014 een feit is, is ons advies om vóór het jaar 2014 alle bestaande (gemeentelijke) contracten en afspraken te handhaven over het onderhoud en service aan brandweermiddelen. In 2014 maken we een slim prioriteitenplan om te kijken welke contracten we gezamenlijk oppakken. Het maken van mantelcontracten ligt dan voor de hand, waarbij de kennisinbreng vanuit de posten nodig is. Het is verplicht om gebruik te maken van deze contracten. Zo werken we efficiënt samen, behalen we schaalvoordelen en ‘vinden we het wiel maar één keer uit’.